Dossierbeheerder (M/V/X) voor het centrale secretariaat (bachelor niveau) van het Departement HR

Werkgever

Functie

Je bent verantwoordelijk voor de opvolging van de activiteiten, dossiers en projecten van het centraal secretariaat van het departement HR, volgens de geldende reglementen en procedures. Je biedt administratieve ondersteuning aan de Directeur Human Resources en de HR-referent. Je draagt bij aan een optimale organisatie van de dienst.

Je werkt onder toezicht van de Directeur Human Resources, in een team van 3 personen. Je werkt nauw samen met de leden van het departement Human Resources, de centrale secretariaten van de andere departementen, , de diensten van de Secretaris, de diensten Openbare en Groene Ruimten, Aankoop & Faciliteiten, Stadsontwikkeling, Begroting & Financiën, I-City, de satellietorganisaties van de Stad Brussel, het kabinet van de HR-schepen, de onderhandelings- en overlegcomités, het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn (OCMW) en de vakbonden.

"De taken zijn gevarieerd. Het secretariaat van de onderhandelings- en raadplegingscomités spreekt mij bijzonder aan. Ik vind het echt interessant om de discussies tussen de werkgever en de vakbonden te volgen! Daarnaast is er een administratief deel en een derde deel waar je ten dienste staat van de collega's van het departement. " Femke

VOORNAAMSTE TAKEN

• Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse werking van het centrale secretariaat van het departement: opstellen van de agenda, beheer van de aan- en afwezigheden, zorgen voor de permanentie
• Je bent verantwoordelijk voor het secretariaat van de onderhandelings- en overlegcomités, het opstellen van algemene briefwisseling, het vertalen van aktes en reglementen voor elke HR-materie, het opstellen van verslagen, nota's, pv’s, enz.
• Je controleert de kwaliteit en de inhoud van het werk van het secretariaat en zorgt voor de follow-up. Je zorgt ervoor dat de wetgeving, interne procedures en termijnen worden nageleefd
• Je zet dossiers op en/of volgt ze op op verzoek van de Directeur Human Resources
• Je neemt deel aan HR-projecten binnen het departement, ontwikkelt acties om de werking van de dienst en het departement te verbeteren
• Je adviseert/assisteert de Directeur Human Resources bij het beheer van dossiers, biedt ondersteuning aan dienstenmanagers en HR-deskundigen. Je geeft advies en informatie over het secretariaat van de onderhandelings- en overlegcomités
• Je ontvangt, informeert en verwijst interne en externe aanvragers naar de bevoegde dienst en/of verstrekt informatie naargelang het verzoek, ook telefonisch.
• Je deelt aan de Directeur Human Resources de relevante informatie mee over de voortgang van de dossiers en over de onderhandelings- en overlegcomités.

Profiel

• Je bent in het bezit van een bachelor

Voor interne mobiliteit voldoe je aan de voorwaarden voor een functie in de graad van secretaris

Indien je je diploma behaald hebt in het buitenland, is op enkele uitzonderingen na, een gelijkwaardigheidserkenning door NARIC-Vlaanderen nodig https://www.vlaanderen.be/gelijkwaardigheidserkenning-van-een-buitenlands-diploma-of-getuigschrift-in-vlaanderen

• Samenwerking is een van jouw belangrijkste vaardigheden
• Je hebt goede organisatorische vaardigheden, kunt omgaan met stress en haalt strakke deadlines.
• Je respecteert wettelijke regels en procedures en discretie is een van jouw kwaliteiten.
• Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en het Frans, zowel gesproken als geschreven. Je kunt vertalen van Frans naar Nederlands en omgekeerd. Je houdt van schrijven.
  
  

Aanbod

• Voltijds contract van onbepaalde duur
• Maandelijks brutosalaris: minimum 2693,98 euro (eventueel verhoogd in functie van eerdere professionele ervaring, de gezinssituatie en een taalpremie indien je slaagt voor het taalexamen). Je kan een schatting van je salaris berekenen via onze online loonsimulator.

• Extralegale voordelen: maaltijdcheques, gratis MIVB-abonnement, tussenkomst in de vervoerskosten (NMBS, De Lijn, TEC en fiets), mogelijkheid aan te sluiten bij een hospitalisatieverzekering, pensioenplan voor contractuele medewerkers ten belope van 3% van het brutosalaris

• Mogelijkheid om te telewerken en regelmatige bijscholing
• Betaling van het remgeld door de Stad bij medische verzorging voor jou en je gezin in het UVC Brugmann, het UMC Sint-Pieter, het Jules Bordetinstituut en het UKZKF (Universitair Kinderziekenhuis Koningin Fabiola)

INLICHTINGEN

• 02 279 24 20

SOLLICITEREN

• Stuur ons via http://jobs.brussel.be je kandidatuur (CV + motivatiebrief samen met een kopie van het vereiste diploma) ten laatste op 2/04/2023. Onvolledige kandidaturen (zonder de vereiste documenten) worden niet in aanmerking genomen.
• Een eerste selectie zal plaatsvinden op basis van het CV en de motivatiebrief door de Dienst Werving. De kandidaten die beantwoorden aan het profiel worden telefonisch uitgenodigd voor een schrijf- en vertaaltest, gevolgd door pc-testen en een selectiegesprek. Dit gesprek heeft plaats in aanwezigheid van een selectiecomité en peilt naar de motivatie, de gedrags- en technische competenties.

De Stad Brussel selecteert kandidaten op basis van hun competenties en maakt geen onderscheid op basis van hun leeftijd, geslacht, etnische afkomst, geloof of nationaliteit.

Wij moedigen personen met een handicap aan om te solliciteren en zullen rekening houden met eventuele aanpassingen die noodzakelijk zouden zijn tijdens de aanwervingsprocedure of voor de integratie binnen onze administratie.