Een administratief medewerker clubs en sportprojecten (M/V/X)

Werkgever

Functie

MISSIE

Je behandelt de dagelijkse zaken met betrekking tot de UO "Clubs en Projecten" van de sportafdeling, in overeenstemming met de geldende wetgeving en procedures. Je biedt administratieve ondersteuning aan lijnmanagers. Je zorgt voor een goede verspreiding van informatie binnen de afdeling.

TAKEN

• Je behandelt correspondentie met betrekking tot bezettingsbeheer.
• Je ontvangt, informeert en begeleidt collega's en het publiek (bewoners, verenigingen, enz.) per telefoon en e-mail.
• Je stelt diverse documenten op (adviesnota's, bezettingsoverzichten, brieven (machtigingen, herinneringen, andere aanmaningen, bevestigingen, informatie, etc.).
• Je ordent en archiveert UO-documenten/gegevens (fysiek en op IT-gebied).
• Je houdt de bezettingsroosters van de sportaccommodaties bij (reserveringen, annuleringen en wijzigingen). Je informeert bewoners en management (bevestigingen, informatie).
• Je brengt adviezen uit over gebruiksaanvragen (solvabiliteit van clubs, klachten, enz.), analyseert gegevens, brengt adviezen uit en verstrekt informatie.
• Je stelt diverse dossiers/gegevens/documenten samen/centraliseert/actualiseert en controleert deze (bezettingsaanvragen en andere diverse aanvragen, tarieven, enz.)
• Je coördineert projecten en activiteiten georganiseerd door de sportafdeling (interclubbasketbal, kampioenenreceptie, enz.) (logistieke organisatie, aanwezigheid, receptie, enz.).
• Je bent verantwoordelijk voor het toezicht op de sportfaciliteiten (activiteiten, gedrag van de gebruikers, respect voor het materiaal, enz.)
• Je communiceert de nodige informatie naar de teams en naar de hiërarchie (doorgeven van klachten, beslissingen van de hiërarchie, wijzigingen in het schema, voortgang van dossiers, enz.)

Profiel

VEREIST DIPLOMA

Je bent in het bezit van een en diploma hoger secundair onderwijs.

OF

Indien je je diploma behaald hebt in het buitenland, is op enkele uitzonderingen na, een gelijkwaardigheidserkenning door NARIC-Vlaanderen nodig https://www.vlaanderen.be/gelijkwaardigheidserkenning-van-een-buitenlands-diploma-of-getuigschrift-in-vlaanderen

PROFIEL

• Je hebt administratieve ervaring
• Je hebt affiniteit met sport
• Je hebt goede analytische vaardigheden en bent in staat ervoor te zorgen dat de service wordt geoptimaliseerd
• Je kunt een deel van de administratieve kant van de job aan en bent sterk aanwezig op het terrein
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd, rekening houdend met de gestelde deadlines
• Je kunt snel reageren en oplossingen vinden voor problemen, zelfs in noodsituaties
• Je bent flexibel in je werktijden (de functie kan vereisen dat je 's avonds of in het weekend aanwezig bent, afhankelijk van de evenementen)
• Je bent in staat professionele contacten te ontwikkelen met verschillende partners om de samenwerking te optimaliseren
• Je bent in staat om de belangen van je instelling krachtig te verdedigen
• Je spreekt je mondelinge of schriftelijke boodschappen uit op een manier die begrijpelijk is voor de persoon met wie je spreekt.
• Taalkundig SELOR is een pluspunt
• Je hebt een goede beheersing van het MS – Office

Je werk is verdeeld tussen een administratief gedeelte en aanwezigheid in het veld. Uw werktijden variëren van 7.30 uur tot 18.00 uur. Af en toe moet u ook buiten de kantooruren of in het weekend aanwezig zijn, afhankelijk van de lopende sportactiviteiten/evenementen. U hebt regelmatig contact met het publiek (clubs, scholen, enz.), andere stadsdiensten en de vzw Prosport & Bains de Bruxelles.

Aanbod

AANBOD

• Voltijds contract van onbepaalde duur
• Maandelijks brutosalaris: minimum 2.478,97euro (eventueel verhoogd in functie van eerdere professionele ervaring, de gezinssituatie en een taalpremie indien je slaagt voor het taalexamen)
• Extralegale voordelen: maaltijdcheques, gratis MIVB-abonnement, tussenkomst in de vervoerskosten (NMBS, De Lijn, TEC en fiets), mogelijkheid aan te sluiten bij een hospitalisatieverzekering
• Regelmatige bijscholing
• Betaling van het remgeld door de Stad bij medische verzorging voor jou en je gezin in het UVC Brugmann, het UMC Sint-Pieter, het Jules Bordetinstituut en het UKZKF (Universitair Kinderziekenhuis Koningin Fabiola)

SELECTIEPROCEDURE

Stuur ons uw kandidatuur (CV + motivatiebrief samen met een kopie van het vereiste diploma) via http://jobs.brussel.be/ ten laatste op 13/09/2023. Met onvolledige kandidaturen wordt geen rekening gehouden.

Een eerste selectie zal plaatsvinden op basis van het CV en de motivatiebrief. De kandidaten die beantwoorden aan het profiel worden telefonisch uitgenodigd voor een selectiegesprek. Dit onderhoud heeft plaats in aanwezigheid van een selectiecomité en peilt naar de motivatie, de gedrags- en technische competenties.

Inlichtingen

• Administratief Centrum
• Departement HR - Dienst Werving:
  Hallestraat 4
  1000 Brussel
  02 279 24 20

De Stad Brussel selecteert kandidaten op basis van hun competenties en maakt geen onderscheid op basis van hun leeftijd, geslacht, etnische afkomst, geloof of nationaliteit.

Wij moedigen personen met een handicap aan om te solliciteren en zullen rekening houden met eventuele aanpassingen die noodzakelijk zouden zijn tijdens de aanwervingsprocedure of voor de integratie binnen onze administratie.