Directeur Vergaderingen en bestuur (M/V/X)

Werkgever

De dienst Vergaderingen en bestuur verzekert, onder de functionele leiding van de Stadsecretaris, het secretariaat van de Gemeenteraad en het College van Burgemeester en Schepenen. Het beheert de organisatie van vergaderingen, de voorbereiding, verspreiding en archivering van agenda's en notulen, de raadpleging van documenten door de vertegenwoordigers en de persoonlijke dossiers van de vertegenwoordigers. Het stelt ook zijn juridische en administratieve deskundigheid ter beschikking van andere diensten en wordt regelmatig geraadpleegd om advies te verlenen of instructies op te stellen voor het opstellen van administratieve besluiten en de te volgen procedures.

Functie

MISSIE

• Instaan voor het volledige beheer en de coördinatie van de activiteiten van het Secretariaat van de Vergaderingen (namelijk het secretariaat van de Gemeenteraad en van het College van Burgemeester en Schepenen), in nauwe samenwerking met de Stadssecretaris.
• Leiden en coördineren van het team
• De Stadssecretaris assisteren

TAKEN

• Coördineren en superviseren van de werking/activiteiten van de dienst (werking van het College en de Gemeenteraad, administratief toezicht, tucht, beheer van de persoonlijke dossiers van de politieke mandatarissen, vertegenwoordiging in de vzw enz.). Procedures opstarten, informatie delen.
• Structureren, communiceren en opvolgen van de strategische en operationele doelstellingen. Definiëren, organiseren en de middelen inzetten voor het bereiken van de gestelde doelen. Opvolging van de projecten van de dienst.
• Bijstaan/adviseren van de Stadssecretaris bij de voorbereideing van de dossiers voorgelegd aan College/Gemeenteraad, bij het beheer van tuchtdossiers of in elke andere materie. Juridische/administratieve expertise delen en advies geven aan teammedewerkers en collega's van andere departementen.
• De gesprekken voeren op het gebied van Human Ressources van de dienst (integratie-, plannings-, functionerings-, evaluatiegesprekken, absenteïsme)
• Superviseren/valideren van documenten/briefwisseling van de dienst. De inkomende briefwisseling doorverwijzen.
• Opstellen, in beide landstalen, van briefwisseling, verslagen, nota's, formele motivering van administratieve handelingen, proces-verbaal van verhoor (tucht), instructies …
• Onthaal en verstrekken van inlichtingen, in beide landstalen, aan College- en Gemeenteraadsleden en de link verzekeren tussen hen en de administratie, de informatieverzoeken van burgers behandelen
• De dienst vertegenwoordigen op interne en externe vergaderingen, vergaderingen organiseren. Aanwezig zijn op de gemeenteraadszittingen.
• Waken over de naleving van wettelijke en reglementaire bepalingen inzake de werking van gemeentelijke organen, de regels voor cumul en vergoedingen van de mandatarissen, de interne regels van goed bestuur en de interne administratieve procedures, …
• Nauwe samenwerken met de Stadssecretaris en hem informeren over alle pertinente gegevens. Rapporteren over de activiteiten en projecten van de dienst.

Profiel

• Houder zijn van een masterdiploma, een diploma van de tweede cyclus van universitaire studies of gelijkgesteld hoger onderwijs.

of

voldoen aan de specifieke voorwaarden voor interne bevordering

• Ten minste vijf jaar aantoonbare ervaring in een leidende functie op universitair niveau hebben
• Ten minstens vijf jaar ervaring hebben op het gebied van administratief recht en gemeenterecht
• Zeer goede kennis hebben van lokale overheden en politieke besluitvormingsprocessen

Aanbod

• Statutair dienstverband nadat aan alle voorwaarden voor benoeming is voldaan; aanvankelijk contractueel dienstverband
• Uren: voltijds (flexibele werktijden). Avonddiensten
• Plaats van tewerkstelling: Brussel
• Bruto maandloon: 5364,75 (minimum)/ € 9154,19 (maximum) (salarisschaal A7)
• Een schatting van het loon, rekening houdend met gezinssituatie, eerdere betrekkingen, enz. kan worden verkregen bij de OE Loopbaan van het Departement HR, elke dag tussen 8.30 en 12.30 uur, op 02 279 24 40
• Aanvullende voordelen: smartphone, maaltijdcheques, volledige terugbetaling van abonnementen van de MIVB en gedeeltelijke terugbetaling van abonnementen van de NMBS, vrijstelling van remgeld in het UVC Brugmann, het UMC Sint-Pieter, het Instituut Jules Bordet en het HUDERF (Universitair Kinderziekenhuis Koningin Fabiola)

Om te solliciteren moet een sollicitatiedossier ingediend worden bij het Departement HR samengesteld uit:

• een brief waarin de sollicitatie wordt gemotiveerd;
• een c.v.;
• een fotokopie van het vereiste diploma.

Met onvolledige kandidaturen wordt geen rekening gehouden.

De afsluitingsdatum van de indiening van de kandidaturen is 17/10/2023.